高效能的時間管理
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作者：李漢祥 面對沉重挑戰(zhàn)的領(lǐng)導(dǎo)者，好像把所有事情都照顧周到，日理萬機，時間的管理似乎是十分基本的事，或是領(lǐng)導(dǎo)者從容而為的事情。杜魯克也提及時間管理是高效能管理者其中最重要的高效能習(xí)慣之一，有系統(tǒng)地管理自己能夠掌握有限時間，同時發(fā)揮最有效能的領(lǐng)導(dǎo)。 筆者在各大跨國公司擔(dān)任人力資源統(tǒng)籌所有培訓(xùn)及績效管理時，時間管理往往被所有部門主管認(rèn)為是最基礎(chǔ)的培訓(xùn)項目，應(yīng)該適合那些剛畢業(yè)的見習(xí)生或初級 經(jīng)理。同時大多數(shù)有關(guān)管理工作的討論，提出的都是規(guī)劃你的工作，聽來很有道理，唯一的問題是這一招通常行不通，很多計劃只是紙上談兵，很少轉(zhuǎn)化為實際成 果。 杜魯克認(rèn)為高效能時間管理需要重要的基礎(chǔ)，他指出，高效能管理者不會從任務(wù)著手，而從時間著手，三個重要基礎(chǔ)就是記錄時間、管理時間及整合時間，高 效能管理者應(yīng)明白，時間是一項限制性因素，也是稀有資源，時間很容易會消失不見，無法儲存，總之是極度匱乏，同時，每件事情要做到有某種質(zhì)素，都需要花時 間，因此，時間是不可或缺的獨特資源。 事實上，不少管理者都不懂得管理時間，他們可能每次都在某種死線前完成任務(wù)，但假如適當(dāng)重視時間的重要性及高效能管理，績效及成果可能達(dá)到更高效果。 筆者經(jīng)歷大小不同的會議或計劃，往往因領(lǐng)袖不善于管理及運用時間這個重要資源，帶來了不少負(fù)面影響，包括打擊下屬的士氣，不尊重時間的管理文化，又 或是績效的影響。很多時，不少管理者都不察覺自己的生活充斥著很多浪費時間的活動，到頭來感到自己毫無貢獻(xiàn)，大部分人的時間浪費在必須完成的事情上，卻沒 有什么實質(zhì)的重要貢獻(xiàn)，這樣，管理者只達(dá)到很低的成效，因此每一位知識工作者，尤其是管理者必須完整地支配時間，才能展現(xiàn)效能。 架構(gòu)性系統(tǒng)管理時間 每一項重要的策略性計劃開始時，機構(gòu)都不以為然地把某重要計劃給予有能力的某部門或功能主管，但往往忽略了這主管已是每天工作超過16 小時，同時周末也須工作。 麥健時1 月刊出的關(guān)于時間管理的一項研究中，提出管理人必須停止把時間管理看作是個人問題，而應(yīng)看成是結(jié)構(gòu)性及機構(gòu)性的重要挑戰(zhàn)，因為其根源已不再只是個人控制的 問題，而是機構(gòu)的結(jié)構(gòu)及文化問題。面對人才短缺及人才工作量超重的情況下，機構(gòu)必須重視并給予適當(dāng)?shù)墓ぞ?、指引及協(xié)助，使成為一家有系統(tǒng)的時間管理及良好 文化的機構(gòu)。 在麥健時報告上，全球訪問了1500 多名行政人員，了解他們?nèi)绾尾捎脮r間，9%認(rèn)為十分滿意，少于一半滿意，三分一極度不滿，同時，一半以上認(rèn)為機構(gòu)完全沒有足夠的領(lǐng)導(dǎo)及指引他們，如何把時間放在哪些重要的策略性的方向及工作上。 研究結(jié)果更討論到很多機構(gòu)極少把時間當(dāng)作是一項重要的可以衡量的資源，時間往往不及其他的資源，例如Capital 成本的投資及回報等；領(lǐng)袖及管理層的時間，也很少被處理為“有限的資源”，無論遇到種種機會，領(lǐng)袖的能力包括時間，都極少考慮為重要的因素，因此不少領(lǐng)袖 往往感到自己花了很多時間，但不是在高效能及成果上，以致感到十分沮喪。 報告更提及在時間管理上，管理人遇到的四個最大的沮喪因素。 一、“計劃及新思維的過重”（Initiative Overload），筆者正正經(jīng)歷著這不斷增加的計劃，看到每個領(lǐng)袖及管理人，除了日常工作外，由于種種策略、改變、新思維、計劃……等，管理人又被邀加 入某工作小組，或計劃隊伍，或總部的策略、或某區(qū)域的改變，又或另一項計劃及研究，這些管理人就不斷參與種種會議，根本沒有時間和自己的團(tuán)隊傾談或交流， 減低了員工的投入感，這種“改變的疲慮”（Change Fatigue），令管理人喪失了基本的氣力及士氣。 二、當(dāng)機構(gòu)沒有有系統(tǒng)的時間管理體制及文化時，管理人每天被電郵、會議及大大小小的事項拖拖拉拉，投放不少時間，逐漸變成一個極被動、失去方向的管理人，同時，重要事情反被拖垮了。 三、放棄了重要事情，管理人在沒有時間的優(yōu)先次序的管理人，必定放棄了重要的項目，人際的溝通，這就是杜魯克談到的： “時間是極稀有的資源，如果不妥善管理，什么也不能管理好。”四、尊重時間，機構(gòu)作為良好有效的重要架構(gòu)，須要懂得指引各上下員工時間管理，但同時須尊重 時間的平衡，每個工作的內(nèi)容，須要平衡職能的需要，平衡對外，對內(nèi)及對自己，對員工的時間，才能發(fā)揮高效能高水平。 一個機構(gòu)一位高效能的領(lǐng)袖，須要察覺及積極好好把時間管理，作為機構(gòu)一項重要資源及項目，才能平衡各方面的長處，達(dá)致成果。 |
