董事會(huì)應(yīng)定期開會(huì),董事會(huì)會(huì)議應(yīng)每年召開至少4次,大約每季一次。
董事會(huì)應(yīng)訂有安排,以確保全體董事皆有機(jī)會(huì)提出商討事項(xiàng)列入董事會(huì)定期會(huì)議議程。
召開董事會(huì)定期會(huì)議應(yīng)發(fā)出至少 14 天通知,以讓所有董事皆有機(jī)會(huì)騰空出席。至于召開其他所有董事會(huì)會(huì)議,應(yīng)發(fā)出合理通知。
所有董事應(yīng)可取得公司秘書的意見和享用他的服務(wù),目的是為了確保董事會(huì)程序及所有適用規(guī)則及規(guī)例均獲得遵守。
經(jīng)正式委任的會(huì)議秘書應(yīng)備存董事會(huì)及轄下委員會(huì)的會(huì)議記錄,若有任何董事發(fā)出合理通知,應(yīng)公開有關(guān)會(huì)議記錄供其在任何合理的時(shí)段查閱。
董事會(huì)及其轄下委員會(huì)的會(huì)議記錄,應(yīng)對(duì)會(huì)議上各董事所考慮事項(xiàng)及達(dá)致的決定作足夠詳細(xì)的記錄,其中應(yīng)該包括董事提出的任何疑慮或表達(dá)的反對(duì)意見。
董事會(huì)應(yīng)該商定程序,讓董事按合理要求,可在適當(dāng)?shù)那闆r下尋求獨(dú)立專業(yè)意見,費(fèi)用由發(fā)行人支付。 董事會(huì)應(yīng)議決另外為董事提供獨(dú)立專業(yè)意見,以協(xié)助有關(guān)董事履行其對(duì)發(fā)行人的責(zé)任。
如果有大股東或董事在董事會(huì)將予考慮的事項(xiàng)中存有董事會(huì)認(rèn)為重大的利益沖突,有關(guān)事項(xiàng)不應(yīng)以傳閱文件方式處理或交由轄下委員會(huì)處理,而董事會(huì)應(yīng)就該事項(xiàng)舉行董事會(huì)。 在交易中本身及其聯(lián)系人均沒有重大利益的獨(dú)立非執(zhí)行董事應(yīng)該出席有關(guān)的董事會(huì)會(huì)議。
